Hoje eu me considero uma pessoa bastante produtiva, mas ainda luto contra a procrastinação todos os dias e parece que não estou sozinho.
Normalmente 85% das pessoas procrastinam pelo menos ocasionalmente. Quase 25% procrastinam com frequência.
De qual lado você está? Nesses 85% ou nos 25%?
Neste artigo, explicarei algumas dicas que aprendi em minhas dificuldades com a procrastinação ao longo dos anos, o que deve ajudá-lo a concluir seu próximo projeto no prazo.
Confie em mim, você vai me agradecer.
O Lado Bom da Procrastinação
Antes de entrarmos em dicas sobre como combater a procrastinação, pensei que seria justo mencionar que a procrastinação nem sempre é ruim. Tem um lado bom também.
Na verdade, às vezes há benefícios em adiar uma tarefa até o último minuto, quando você faz a abordagem correta. Vamos dar uma olhada no top 3.
1) Falta de tempo para pensar demais
Quanto mais tempo você tem, mais você quer pensar a respeito de algo.
Por exemplo, você está fazendo as malas para viajar para algum lugar. Assim que você terminar de fazer as malas, imediatamente começa a pensar demais no que está levando.
“E se ficar mais frio do que o previsto? E se eu acabasse fazendo uma viagem mais longa? E se…?”
Antes que você perceba, você tem uma mala que não fecha. No final você acaba praticamente com as mesmas coisas de quando começou.
Tudo o que você conseguiu fazer foi perder tempo. Atrasar as tarefas com as quais você tende a ficar obcecado reduz o tempo disponível para pensar demais no que você está fazendo.
2) Permitir que a poeira assente
A procrastinação também pode lhe dar mais tempo para coletar informações sobre uma determinada tarefa. Quando temos tarefas que são diretamente impactadas por coisas além do nosso controle, tendemos a economizar tempo esperando até que os eventos externos acontecam.
Por exemplo, ao integrar um aplicativo com uma API ainda em desenvolvimento, descobri que concluir as tarefas de integração da API anteriormente raramente vale a pena. Há muito risco de que os detalhes da implementação sejam alterados perto do final do projeto.
3) Esquecer tarefas ruins
Freqüentemente você procrastina em tarefas que sabe que são inúteis.
Você já se deparou com uma tarefa para a qual não pode recusar, por razões políticas ou pessoais, mas sabe que é um desperdício de tempo e esforço? Procrastinar essa tarefa normalmente significa que alguém esquecerá dela (já que ela não era importante), ou as pessoas acabarão perdendo o juízo e perceberão que foi uma má ideia começar.
Isso só funciona se você tomar uma decisão consciente
Observe que todos esses três casos funcionam apenas quando você toma uma decisão consciente de atrasar as tarefas para um benefício futuro, em vez de apenas permitir que isso aconteça.
Por exemplo, você pode pensar:
- “Eu sei que posso fazer isso no último minuto e obter um resultado melhor.”
- “Provavelmente vale a pena esperar por isso porque muito está em fluxo.”
- “Essa é uma ideia idiota; Vou tentar esperar na esperança de que não seja considerado importante.”
Nessas situações, a procrastinação não está prejudicando sua capacidade de realizar tarefas; na verdade, está melhorando sua capacidade de fazer as coisas.
OK, então há casos em que a procrastinação pode ser boa. Mas e o seu lado ruim?
O Lado Ruim da Procrastinação
Colocar tarefas importantes para fazer depois tem consequências reais: Se a tarefa for realizada com pressa, pode resultar em menor qualidade. Se a tarefa for feita com demora, você perderá um prazo importante.
Por que isso é ruim? Bem, os prazos perdidos em um ambiente de equipe atrapalham os outros que estão aguardando seu trabalho.
Resultados ruins e prazos perdidos podem resultar em perda de contratos e desperdício de dinheiro para freelancers e consultores. Correr no último minuto pode significar que passos importantes são perdidos ou encobertos.
Tenho certeza de que todos nós temos uma história semelhante, onde, devido à procrastinação, acabamos com um problema que não teria acontecido se tivéssemos começado mais cedo!
Por que você procrastina?
Entender por que você está adiando uma tarefa pode ajudar a determinar a melhor abordagem para superar a procrastinação.
Existem muitas razões comuns para procrastinar. Aqui estão os 3 principais motivos.
1) Procrastino porque me sinto pressionado
A procrastinação pode frequentemente resultar de sentir-se pressionado por uma tarefa. Quando está sobrecarregado, há uma necessidade de adiar uma tarefa e esperamos que a clareza apareça mais tarde. Ironicamente, a clareza pode nunca chegar por causa de sua procrastinação. Quando não tenho certeza de quais são minhas prioridades, é fácil trabalhar na coisa errada ou não trabalhar em nada.
A ironia da procrastinação é que ela pode se alimentar sozinha. As tarefas que entram enquanto você está adiando as coisas também sofrem. Isso aumenta a sensação de estar sobrecarregado, o que faz você procrastinar mais.
A sensação de estar sobrecarregado pode ser um sinal de incerteza de qual tarefa começar. Pode ser um resultado de má direção, tentando algo fora de sua zona de conforto ou trabalhando em um projeto que precisa ser organizado. Seja qual for a causa, não ter certeza de onde começar muitas vezes leva a não começar.
2) Procrastino porque não quero fazer isso
A procrastinação também pode ser um sinal de que você está diante de uma tarefa que você simplesmente não quer fazer. A maioria das pessoas dizem “falta de motivação” ou “tédio” como a principal causa de sua procrastinação.
Você raramente precisa de encorajamento para fazer algo que goste ou achar interessante, por isso não é surpresa que tarefas difíceis gerem procrastinação.
Por exemplo, eu realmente deveria estar trabalhando no meu aplicativo, mas ei, legal – alguém deu “like” no meu post no Facebook. Eu realmente não gosto de fazer meu Imposto de Renda, e a Netflix está bem ali na outra sala com todos esses filmes que eu ainda não assisti – e o prazo final para a declaração do Imposto de renda está tão distante.
3) Procrastino porque tenho medo de fracassar
O medo do fracasso muitas vezes se manifesta como ajustes contínuos e revisões infinitas, insistindo que sua tarefa deve ser “perfeita” ou “pronta” antes que você possa liberá-la para o mundo. Na realidade, você está apenas evitando o julgamento do mundo.
Uma tarefa que você nunca finaliza nunca será revisada por outras pessoas; um projeto incompleto não pode ser avaliado ou criticado. Um aplicativo nunca publicado nunca recebe resenhas de uma estrela. Mesmo sem provas, como você tem na Faculdade, os projetos de trabalho são julgados por colegas ou supervisores e o sucesso (ou fracasso!) desses projetos determina a elegibilidade para promoções e aumentos salariais.
É fácil ser sugado pelos problemas da procrastinação – mas não tenha medo! As pessoas passaram muitos, muitos anos analisando como vencer a procrastinação.
Como Vencer a Procrastinação
OK, então vimos que, embora a procrastinação possa ser boa às vezes, também pode causar grandes problemas.
Agora, é hora de compartilhar a promessa deste artigo: técnicas que aprendi para combater a procrastinação ao longo dos anos, me dando mais tempo para outras coisas!
Existem três técnicas que abordarei:
- Gerenciando Distrações
- Gerenciando o tempo
- Gerenciando Energia
Vamos começar!
1) Gerenciando distrações
Há um milhão de distrações neste mundo, mas há muitas distrações que estão completamente sob seu controle.
Eu recomendo tomar algum tempo para reduzir suas distrações, permitir que você se concentre em seu trabalho real. Aqui estão três coisas que funcionaram para mim:
a) Desativar notificações
Sempre que eu configuro um novo computador ou um novo telefone, meu primeiro passo é desativar quase todas as notificações.
Eu verifico meus e-mails apenas algumas vezes por dia, mas acho que tenho melhor foco quando não me distraio com e-mails e outras notificações sociais. Leva muito pouco tempo para cancelar as notificações, mas você ficará surpreso com o tempo que receber de volta.
b) Tornar mais acessar redes sociais
Ao lidar com um bug em seu aplicativo, a tentação de se perder no seu feed do Facebook pode ser irresistível. Adicionar apenas um pequeno atrito entre você e suas redes sociais pode ser muito eficaz.
Por exemplo, fique desconectado do Facebook enquanto você trabalha. O tempo extra para fazer login servirá como um lembrete constante do que você não está fazendo.
c) Bloqueie os maiores sugadores de tempo
Em casos mais extremos, a maioria dos navegadores tem extensões que podem ser usadas para bloquear sites de forma seletiva.
2) Gerenciando o tempo
Então você ganhou muito tempo ao gerenciar distrações: como aproveitar ao máximo isso?
Acho que me concentrar no tempo e no gerenciamento de projetos realmente me ajuda a sentir o controle da situação e reduz meu desejo de procrastinar. Existem muitos sistemas de gerenciamento de tempo e projeto, e todos têm abordagens exclusivas para o problema de terminar tarefas. Alguns sistemas são truques simples ou regras práticas, enquanto outros fornecem uma abordagem completa e abrangente para gerenciar seu trabalho e sua vida pessoal.
a) Como fazer as coisas
Eu usei a abordagem básica Getting Things Done, ou GTD, por um longo tempo. O sistema GTD usa cinco etapas para processar tarefas e projetos:
- Capture o que precisa da sua atenção
- Esclareça o que precisa ser feito
- Organize o que você selecionou
- Revise e reflita sobre onde você está
- Tome as ações apropriadas, dependendo da localização e prioridades
Sinto que o passo mais valioso dessa metodologia é registrar tudo o que eu preciso fazer no momento em que ela entra em minha mente, para que eu não precise manter tudo em mente.
Capturar esses pensamentos permite que ideias e tarefas futuras fluam livremente para minha mente sem interromper o que estou fazendo no momento.
O aspecto organizacional do GTD significa que você inicia as tarefas com tudo o que precisa para concluir a tarefa imediatamente. Imagine se sentar e ir direto ao trabalho, sem procurar arquivos, anotações ou ferramentas – que alívio!
A abordagem GTD também concentra seu esforço apenas na próxima pequena tarefa que levará seu projeto adiante. Isso tira sua atenção da enorme imagem para que você possa se concentrar em fazer as coisas. :]
b) A técnica Pomodoro
Enquanto o GTD fornece um método sólido para determinar, capturar e organizar suas ações, a técnica Pomodoro estabelece uma estrutura direta para fazer o trabalho.
Sob a técnica Pomodoro, você divide seu tempo de trabalho em períodos de 25 minutos chamados Pomodoros. Durante cada Pomodoro, você trabalha na tarefa sem interrupção e sem desistir. Depois de 25 minutos, você faz uma pequena pausa e começa o próximo pomodoro.
Depois de completar quatro Pomodoros, você faz uma pausa maior para que seu cérebro possa processar o trabalho que você fez e se preparar para as próximas tarefas. Dependendo do trabalho que estou fazendo, geralmente eu adapto esses tempos para melhor atender à tarefa em questão.
c) Técnicas simples de priorização
O GTD ajuda você a se organizar e o Pomodoro ajuda você a se concentrar, mas como você sabe no que trabalhar?
Todas as manhãs, seleciono três tarefas que gostaria de concluir até o final do dia. Alguns dias sei que não poderei completar os três e, em alguns dias, sei que posso fazer mais. Mas passar pelo processo de seleção me ajuda a considerar e escolher apenas as três coisas que são mais benéficas para mim.
Exemplos de tarefas prioritárias são coisas que precisam ser concluídas em um dia específico, coisas que você deseja tirar da sua mente, ou até mesmo coisas que lhe darão um claro senso de realização quando feito.
Como juntar tudo
Veja como essas três técnicas funcionam bem juntas para mim:
- A técnica Pomodoro me ajuda a superar a inércia e começar. Eu posso trabalhar em qualquer coisa por 25 minutos, e quase sempre faço algum progresso nesse tempo.
- O GTD me ajuda a não ficar sobrecarregado com projetos complexos que se estendem por meses e têm muitas partes móveis que me distraem do meu foco.
- Minhas três prioridades me ajudam a terminar cada dia com um sentimento de realização.
3) Gerenciando Energia
Você já sentiu que não tem energia para concluir uma tarefa?
Pessoalmente, percebi que certas horas do dia me dão mais energia, enquanto outras horas do dia me deixam esgotado. Portanto, tento planejar tarefas que precisam de menos energia mental ou física, e salvo tarefas mais desafiadoras para aqueles momentos em que sei que meu nível de energia será maior.
Por exemplo, resenhas, e-mails e pesquisas surgem quando tenho menos energia. Debugs e outras tarefas de alto foco acontecem quando sei que terei mais energia.
Se eu sei que tenho uma semana muito exigente pela frente, marco as tarefas mais difíceis no início da semana quando descansado. Eu também levo em consideração meu estado físico atual. Se eu tiver um resfriado, provavelmente não será o melhor dia para criar um novo aplicativo. Nesses dias, faço trabalhos que exigem menos agilidade física e mental.
Quando eu preciso de um rápido impulso de energia para terminar uma tarefa de alto foco, me movimentar ou fazer uma pequena caminhada pode fazer maravilhas para recuperar minha energia. Às vezes minhas paradas entre pomodoros são compostas de apenas levantar da cadeira e dar uma volta. Descubra o que aumenta sua energia.
Apesar de todo o meu planejamento e meus processos, às vezes ainda tenho que atrasar uma tarefa ou outra. Mas quando não estou me escondendo por trás da procrastinação, posso atrasar uma tarefa sem culpa.
Conclusão
Espero que você absroveu bastante coisa deste artigo, assumindo que você não adiou a leitura!
Vencer a procrastinação está longe de ser um processo simples. As razões de todos para adiar as coisas são diferentes; você descobrirá que algumas dessas ideias e técnicas funcionam para você e outras não.
Procurando uma maneira simples de começar? Comece com a remoção de distrações. Não é preciso muito tempo para desativar as notificações no seu telefone. Além disso, feche todos os aplicativos e programas da sua estação de trabalho dos quais você não precisa. Você verá um aumento imediato no foco quando não tiver 23 apps disputando sua atenção.
Se você tiver comentários ou perguntas, deixe aqui abaixo nos comentários. E não deixe para depois, faça agora!